Conditions de réalisation des états des lieux

1. Objet

Les présentes conditions définissent les modalités d'intervention pour la réalisation des états des lieux d'entrée et/ou de sortie commandés via la plateforme. La validation de la commande vaut acceptation pleine et entière des présentes conditions.

2. Planification et organisation

2.1 Confirmation de mission

Toute commande est considérée comme confirmée après validation par notre équipe et attribution d'un technicien.

La date et l'horaire souhaités sont indicatifs jusqu'à confirmation définitive.

2.2 Modification de rendez-vous

Toute modification demandée moins de 24 heures ouvrées avant l'intervention pourra entraîner :

• des frais de déplacement
• ou une facturation partielle de la mission

3. Annulation

3.1 Annulation plus de 24h avant intervention

Aucun frais.

3.2 Annulation moins de 24h avant intervention

Facturation possible de :

• 50 % du prix de la mission
• ou forfait déplacement si le technicien est déjà en route

3.3 Absence sur place

En cas d'absence du locataire, d'impossibilité d'accès ou d'absence des clés :

La mission pourra être facturée intégralement si le déplacement a été effectué.

4. Accès au bien

L'agence cliente est responsable :

• de l'exactitude des informations transmises
• de la mise à disposition effective du bien
• de l'accessibilité (ascenseur fonctionnel, codes, badges…)

Si le technicien ne peut accéder au bien pour cause d'informations erronées ou incomplètes : déplacement facturé.

5. Gestion des clés

5.1 Retrait des clés (EDL d'entrée)

Le client doit fournir :

• lieu précis
• personne de contact
• horaires
• codes nécessaires

En cas d'informations incomplètes ou erronées entraînant un retard ou une impossibilité d'intervention : facturation du déplacement ou report facturé.

5.2 Restitution des clés (EDL de sortie)

Le mode de restitution doit être clairement défini.

La responsabilité du prestataire cesse à la remise effective des clés selon les instructions validées dans la commande.

6. État du logement lors de l'intervention

Le logement doit être :

• vidé (sauf accord spécifique)
• nettoyé
• accessible intégralement

Si l'état du logement empêche une inspection normale : mention sera faite dans le rapport et une seconde intervention pourra être nécessaire (facturée).

7. Retard

Un retard du locataire ou du représentant supérieur à 15 minutes pourra entraîner une reprogrammation ou une facturation partielle.

8. Durée de mission

La durée est estimée selon la surface, le nombre de pièces, l'état général et la complexité.

Tout dépassement significatif dû à des circonstances non prévues (logement encombré, désaccord prolongé…) pourra justifier un ajustement tarifaire.

9. Rapport d'état des lieux

Le rapport est établi de manière contradictoire si les parties sont présentes, ou en présence d'un représentant.

Le rapport transmis fait foi, sauf erreur manifeste signalée dans un délai de 48h.

10. Validation avant facturation

Toute mission est soumise à validation interne avant facturation.

La facturation intervient mensuellement sur les missions validées.

11. Responsabilité

La mission consiste en un constat descriptif visuel. Ne sont pas inclus :

• diagnostics techniques
• vérifications structurelles
• contrôles de conformité électrique ou gaz

La responsabilité est limitée à la mission de constat.

12. Force majeure

En cas de force majeure (grève, intempéries majeures, panne véhicule, accident), l'intervention pourra être reportée sans pénalité.

13. Données et confidentialité

Les informations transmises sont utilisées exclusivement pour l'exécution de la mission et conservées conformément à la réglementation en vigueur.

14. Acceptation

La validation de la commande et l'acceptation du tarif impliquent l'acceptation des présentes conditions.

15. Refus de signature du locataire

15.1 Principe

L'état des lieux est établi contradictoirement lorsque les parties sont présentes.

En cas de refus de signature du locataire (ou de toute partie présente) :

• Le refus est expressément mentionné dans le rapport.
• Les observations éventuelles du locataire peuvent être intégrées au document.
• Le rapport est néanmoins transmis à l'agence cliente.

15.2 Validité du constat

Le refus de signature ne rend pas l'état des lieux nul.

Le document fait foi de constat descriptif à la date et à l'heure de l'intervention, sous réserve de l'appréciation souveraine des juridictions compétentes.

15.3 Responsabilité

La mission du prestataire se limite à la constatation objective et descriptive.

Le prestataire ne peut être tenu responsable d'un refus de signature, ni des conséquences juridiques ultérieures entre bailleur et locataire.

16. Présence ou absence contradictoire

16.1 Présence des parties

Lorsque les deux parties (ou leurs représentants) sont présentes :

• Le constat est réalisé contradictoirement.
• Les remarques peuvent être consignées.
• Le document est soumis à validation sur place.

16.2 Absence d'une des parties

En cas d'absence du locataire ou du représentant du bailleur :

• L'état des lieux peut être réalisé en présence de la partie présente ou d'un mandataire.
• L'absence est mentionnée au rapport.
• Le document est transmis à l'ensemble des parties concernées.

Le prestataire n'est pas responsable de l'absence d'une partie ni de ses conséquences juridiques.

16.3 Refus d'accès partiel

Si certaines zones du logement ne sont pas accessibles (pièce verrouillée, cave fermée, etc.) :

• La mention « non accessible » sera portée au rapport.
• Aucune responsabilité ne pourra être engagée pour ces zones.

17. Contestation postérieure

17.1 Délai de signalement

Toute contestation relative au contenu du rapport doit être formulée par écrit dans un délai de 48 heures suivant sa transmission.

Au-delà de ce délai, le rapport est réputé accepté quant à sa forme.

17.2 Nature du document

L'état des lieux constitue un constat descriptif visuel réalisé à un instant donné. Il ne constitue :

• ni un diagnostic technique,
• ni une expertise judiciaire,
• ni une évaluation juridique des responsabilités.

17.3 Limitation de responsabilité

La responsabilité du prestataire est strictement limitée à l'exactitude matérielle des constatations visibles au moment de l'intervention.

Le prestataire ne peut être tenu responsable :

• d'un désaccord ultérieur entre bailleur et locataire,
• d'une interprétation juridique du rapport,
• d'une dégradation non visible au moment du constat.

17.4 Contestation des montants

Lorsque le rapport sert de base à un chiffrage de dégradations :

• Le chiffrage est établi sur la base d'un barème interne.
• Il constitue une estimation indicative.
• Il ne se substitue pas à un devis d'artisan.

Protection des données personnelles (RGPD)

Règlement (UE) 2016/679

18.1 Responsable de traitement

Dans le cadre de la réalisation des états des lieux, les données personnelles collectées sont traitées par FBY EDL, agissant en qualité de responsable de traitement ou de sous-traitant selon les cas.

Lorsque l'agence cliente fournit les données du locataire, elle demeure responsable du traitement au sens du RGPD, et le prestataire agit en qualité de sous-traitant pour l'exécution de la mission.

18.2 Données collectées

Les données susceptibles d'être traitées comprennent notamment :

• Nom, prénom
• Téléphone
• Adresse email
• Adresse du bien
• Informations relatives au bail
• Données techniques liées au logement
• Photographies du bien
• Informations liées à la remise ou restitution des clés

Aucune donnée sensible au sens de l'article 9 du RGPD n'est volontairement collectée.

18.3 Finalités du traitement

Les données sont collectées exclusivement pour :

• L'organisation et la réalisation de l'état des lieux
• L'établissement du rapport
• La facturation
• La gestion administrative
• La preuve en cas de litige

18.4 Durée de conservation

Les données sont conservées :

• Pendant la durée contractuelle
• Puis archivées pendant la durée légale applicable en matière locative et comptable
• Au maximum 5 ans sauf obligation légale différente

18.5 Sécurité des données

Le prestataire met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données, notamment via :

• Hébergement sécurisé
• Accès restreint
• Authentification sécurisée
• Journalisation des actions

18.6 Droits des personnes concernées

Conformément au RGPD, les personnes concernées disposent :

• Du droit d'accès
• Du droit de rectification
• Du droit à l'effacement
• Du droit à la limitation du traitement
• Du droit d'opposition

Toute demande peut être adressée à : contact@fby-edl.fr.

18.7 Sous-traitance

Les techniciens intervenant pour la réalisation des missions sont tenus contractuellement à une obligation de confidentialité et de protection des données.

Responsabilité Civile Professionnelle

19.1 Assurance

Le prestataire déclare être titulaire d'une assurance Responsabilité Civile Professionnelle couvrant les dommages matériels, immatériels et corporels pouvant résulter de l'exécution de ses missions.

Une attestation peut être fournie sur demande.

19.2 Limitation de responsabilité

La responsabilité du prestataire est strictement limitée à la mission de constat descriptif visuel. Ne relèvent pas de sa responsabilité :

• Les désordres non visibles
• Les vices cachés
• Les éléments inaccessibles
• Les installations techniques internes (électricité, gaz, plomberie non apparente)
• Les litiges contractuels entre bailleur et locataire

19.3 Plafond de responsabilité

En tout état de cause, la responsabilité du prestataire est limitée au montant de la mission concernée, sauf faute lourde ou dolosive.

19.4 Exclusion

Le prestataire ne peut être tenu responsable :

• D'une impossibilité d'accès au bien
• D'un refus de signature
• D'informations erronées fournies par le client
• D'une contestation ultérieure entre parties

Conformité à la loi n°89-462 du 6 juillet 1989

20.1 Cadre légal

Les états des lieux sont réalisés conformément à l'article 3-2 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs. L'état des lieux :

• Est établi contradictoirement et amiablement par les parties ou par un tiers mandaté.
• Est joint au contrat de location.
• Compare l'état du logement à l'entrée et à la sortie.

20.2 Caractère contradictoire

Lorsque les parties sont présentes, l'état des lieux est établi contradictoirement.

En cas d'absence d'une partie, le rapport mentionne cette absence.

En cas d'impossibilité d'établissement amiable, les parties peuvent recourir à un commissaire de justice, conformément à la loi.

20.3 Compléments après remise des clés

Conformément à l'article 3-2, le locataire peut demander, dans les 10 jours suivant l'établissement de l'état des lieux d'entrée, un complément concernant les éléments relatifs au chauffage durant la période de chauffe.

20.4 Comparaison entrée / sortie

La comparaison des états des lieux d'entrée et de sortie sert de base à l'appréciation des éventuelles dégradations, hors vétusté normale.

L'évaluation financière éventuelle constitue une estimation indicative.

20.5 Signature électronique

Lorsque l'état des lieux est signé électroniquement, la signature a la même valeur probante qu'une signature manuscrite, sous réserve du respect des conditions légales applicables.